Ως γραμματέας θα αναλάβετε το καθήκον της διοικητικής και διαχειριστικής υποστήριξης, προκειμένου να βελτιστοποιήσετε τις διαδικασίες ροής εργασιών στην εταιρία. Θα βοηθάτε συναδέλφους και στελέχη, υποστηρίζοντάς τα σε ό,τι αφορά τον σχεδιασμό και τη διανομή πληροφοριών. Θα είστε το σημείο αναφοράς για όλα τα ερωτήματα, αιτήματα ή ζητήματα και θα είστε αναπόσπαστο μέρος του εργατικού δυναμικού της εταιρείας.

Responsibilities

• Απαντά σε τηλεφωνήματα και τα ανακατευθύνει όταν είναι απαραίτητο
• Διαχειρίζεται το ημερήσιο/εβδομαδιαίο/μηνιαίο πρόγραμμα και οργανώνει νέες συναντήσεις και ραντεβού
• Ετοιμάζει και διανέμει την αλληλογραφία, τα υπομνήματα και τις φόρμες
• Αρχειοθετεί και ενημερώνει τα στοιχεία επικοινωνίας των εργαζομένων, των πελατών, των προμηθευτών και των εξωτερικών συνεργατών
• Αναπτύσσει και διατηρεί ένα σύστημα αρχειοθέτησης
• Ελέγχει τα αναλώσιμα γραφείου και πραγματοποιεί τις κατάλληλες παραγγελίες
• Αναλαμβάνει καθήκοντα υπαλλήλου υποδοχής
• Εξυπηρετεί τα σεμινάρια που υλοποιούνται στην εταιρία και είναι υπεύθυνος για την παραγγελία εδεσμάτων

• Διαθεσιμότητα για εργασία είτε 8 π.μ. - 4 μ.μ. είτε 2 μ.μ. - 10 μ.μ. αναλόγως με τις ανάγκες
• Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως γραμματέας
• Εξοικείωση με την οργάνωση γραφείου και τεχνικές βελτιστοποίησης
• Υψηλός βαθμός ικανότητας ταυτόχρονης εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών και διαχείρισης χρόνου
• Άριστες δεξιότητες προφορικής και γραπτής επικοινωνίας
• Άριστη γνώση MS Office
• Ακεραιότητα και επαγγελματισμός