Η κορυφαία Ελληνική εταιρεία Πιστοποιήσεων και Επιθεωρήσεων Πλοίων NBIS, αναζητά Υπεύθυνο/η Διοικητικής και Γραμματειακής Υποστήριξης των δραστηριοτήτων του Φορέα Πιστοποίησης.

Τα καθήκοντα της θέσης, σύμφωνα με τις απαιτήσεις των προτύπων ISO και τις εσωτερικές διαδικασίες του Φορέα περιλαμβάνουν:

Διαχείριση Επικοινωνίας

• Καταγραφή & διαχείριση εισερχόμενων / εξερχόμενων αιτημάτων, τηλεφωνημάτων και αλληλογραφίας και διαβίβαση αυτών, στους αρμόδιους επιθεωρητές - συνεργάτες.
• Επικοινωνία με πελάτες για ενημερώσεις, απαιτούμενα έγγραφα και διευκρινίσεις σχετικά με τη διαδικασία πιστοποίησης.
• Σύνταξη, αποστολή και αρχειοθέτηση προσφορών, συμβάσεων και πιστοποιητικών.

Οργάνωση Επιθεωρήσεων

• Σχεδιασμό και προγραμματισμό επιθεωρήσεων βάσει διαδικασιών του Φορέα (αρχική, επιτήρηση, επαναπιστοποίηση).
• Επικοινωνία με πελάτες και επιθεωρητές για τη αποτελεσματική διαχείριση διαθεσιμότητας τους.
• Προετοιμασία και αποστολή φακέλων και εγγραφων επιθεώρησης σε πελάτες και επιθεωρητές.
• Παρακολούθηση προθεσμιών επιτηρήσεων και επαναξιολογήσεων, σύμφωνα με τη διαδικασία του Φορέα.

Διαχείριση Τεκμηρίωσης Πιστοποίησης.

• Τήρηση, ενημέρωση και αρχειοθέτηση φακέλων πιστοποίησης σύμφωνα με τις απαιτήσεις των σχετικών προτύπων ISO και των διαδικασιών του φορέα.
• Συγκέντρωση απαιτούμενων εγγράφων και έλεγχος πληρότητας υποβληθέντων εγγράφων.
• Καταχώριση δεδομένων πελατών και επιθεωρητών σε πληροφοριακά συστήματα (ASANA /εσωτερικές πλατφόρμες).

Απαραίτητα Προσόντα:

• Εμπειρία σε διοικητική ή/και γραμματειακή υποστήριξη επιχειρήσεων
• Άνεση επικοινωνίας με προσωπικό και πελάτες
• Οργανωτικές ικανότητες και εμπειρία σε θέματα προτεραιοποίησης εργασιών
• Υπευθυνότητα και αποδοτικότητα στη διαχείριση αρχείων και επικοινωνιών
• Εξοικείωση με outlook, msword, excel
• Δυνατότητα εργασίας κάτω από συνθήκες πίεσης

Παροχές:

• Μισθός ανάλογος εμπειρίας και ικανοτήτων
• Προοπτικές εσωτερικής εξέλιξης
• Εργασία σε ένα σύγχρονο περιβάλλον
• Συνεχής εκπάιδευση σε θέματα τεχνολογιών γραφείου και υποστήριξης πιστοποιήσεων
• Κάρτα Up και Ιδιωτική Ασφάλιση