Σκοπός της Θέσης

O εργαζόμενος/η αποτελεί την πρώτη εικόνα του οργανισμού για επισκέπτες, συνεργάτες και εργαζομένους. Είναι υπεύθυνος/η για την άψογη εξυπηρέτηση των επισκεπτών, τη διαχείριση τηλεφωνικού κέντρου και τη διοικητική υποστήριξη της καθημερινής λειτουργίας της υποδοχής.

Διοικητική Υποστήριξη

• Διαχείριση κοινής ηλεκτρονικής αλληλογραφίας)
• Σύνταξη και διανομή απλών εγγράφων (ανακοινώσεις, ενημερώσεις, εσωτερικά σημειώματα)
• Υποστήριξη στην προετοιμασία αίθουσας συσκέψεων (καφές, νερά, projector, flipchart κ.λπ.)
• Τήρηση αρχείου κρατήσεων αιθουσών συναντήσεων
• Επικοινωνία με προμηθευτές για αναλώσιμα (π.χ. νερό, καφές, γραφική ύλη)
• Υπεύθυνη Αποθήκης Δειγμάτων προϊόντων και διασφάλισης αντίστοιχων αποθεμάτων.
• Αναπλήρωση προϊόντων στα ενδεδειγμένα σημεία τοποθέτησης βάσει πλάνου προβολών
• Καταγραφή η αναφορά ζημιών και ελλείψεων προϊόντων

Υποστήριξη Facility Management

• Καταγραφή και αναφορά τεχνικών θεμάτων (π.χ. βλάβες, καθαριότητα, κλιματισμός)
• Επικοινωνία με τεχνικά συνεργεία ή την εταιρεία διαχείρισης του κτιρίου
• Συνεργασία με την ασφάλεια (security) για έλεγχο πρόσβασης
• Εβδομαδιαίος έλεγχος της κατάστασης των κοινόχρηστων χώρων (WC, αίθουσες αναμονής, κουζίνες)

Εκδηλώσεις & VIP Υποδοχές

• Υποδοχή και διαχείριση επισκέψεων υψηλών προσώπων (VIPs)
• Συνεργασία με το HR ή το Marketing για την οργάνωση εκδηλώσεων (π.χ. εταιρικά events, training)
• Οργάνωση καλωσορίσματος για νέους εργαζομένους (π.χ. welcome pack, ενημερωτικό υλικό)

Διαχείριση Πρόσβασης & Ασφάλειας

• Έκδοση και διαχείριση καρτών πρόσβασης (permanent ή προσωρινές)
• Επιβεβαίωση επισκέψεων με προσυμφωνημένο ραντεβού
• Τήρηση διαδικασιών σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης (π.χ. πυρκαγιά, εκκένωση)

Υποστήριξη του Τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού

• Παράδοση/παραλαβή εγγράφων για υπογραφές
• Υποστήριξη στη διοργάνωση εκπαιδεύσεων ή onboarding
• Ενημέρωση πίνακα ανακοινώσεων HR στην υποδοχή

Υποστήριξη Εμπορικής Διεύθυνσης

• Επικοινωνία με ταξιδιωτικό πράκτορα και συντονισμός εταιρικών ταξιδιών
• Υποστήριξη εσωτερικών λειτουργιών Εμπορικού Τμήματος
• Υποστήριξη και ενημέρωση των εργαζομένων της Εμπορικής Διεύθυνσης

Προσόντα

• Αποδεδειγμένη εργασιακή εμπειρία ως Γραμματέας διοίκησης, ή σε παρόμοια διοικητική θέση
• Καλή γνώση αγγλικών
• Πολύ καλή γνώση χειρισμού υπολογιστών και των εφαρμογών του MS Office
• Επαγγελματική εμφάνιση και συμπεριφορά
• Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών αιτημάτων με ηρεμία και ευγένεια
• Εξαιρετικές δυνατότητες οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου.
• Εξαιρετικές ικανότητες επικοινωνίας και διαπραγμάτευσης.
• Ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα.