ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΘΕΣΗΣ: Personal Assistant ( PA) ABH Medical Group
ΑΝΑΦΟΡΑ ΘΕΣΗΣ: Πρόεδρο και Επιστημονικό Διευθυντή της ABH Medical Group
ΑΜΕΣΕΣ ΘΕΣΕΙΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ: Διευθύνοντα σύμβουλο και Διευθυντές των τμημάτων της εταιρείας
ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΗ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ: Athens Beverly Hills (ABH) Medical Group
Είμαστε ηγέτες στον τομέα της ομορφιάς, της υγείας και της ευεξίας, παρέχοντας ολοκληρωμένες υπηρεσίες στην Αισθητική Δερματολογία, την Πλαστική Χειρουργική και τη Βιοαναγεννητική Ιατρική. Το όραμά μας είναι να γίνουμε κέντρο αριστείας και έμπνευσης, θέτοντας τα πρότυπα για απαράμιλλη φροντίδα και επιστημονική καινοτομία.
ΣΤΟΧΟΣ ΤΗΣ ΘΕΣΗΣ
Η άμεση και συνεχής υποστήριξη του έργου του προέδρου και επιστημονικού
διευθυντή με στόχο την πετυχημένη ολοκλήρωση των προσωπικών και εταιρικών tasks.
Η διασφάλιση μιας ξεκάθαρης επικοινωνίας σχετικά με τους χρόνους υλοποίησης των έργων μέσα από τον συντονισμό παρακολούθησης των συναντήσεων και των δεικτών απόδοσης.
Η υποστήριξη και οργάνωση το συγγραφικού – επιστημονικού έργου του προέδρου και η διαχείριση των επαφών του με επιστημονικά ή επιχειρηματικά forum του εσωτερικού και του εξωτερικού .
ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ
Για την υλοποίηση των αρμοδιοτήτων απαιτείται η συμμετοχή και η παραγωγή έργου από την προσωπικό βοηθό Personal Assistant, όποτε κρίνεται απαραίτητη η στενή συνεργασία και ο έλεγχος για την ολοκλήρωση των παρακάτω βασικών αρμοδιοτήτων με τον Πρόεδρο αλλά και η συνεργασία με τα στελέχη της επιχείρησης :
- Δημιουργία Πλάνου εκκρεμοτήτων και ενεργειών ανά τμήμα σύμφωνα με την στρατηγική και projects που τρέχουν στην εταιρεία
- Παρακολούθηση των τρεχόντων δραστηριοτήτων και ενημέρωση του προέδρου, υπενθύμιση υποχρεώσεων ή και αποκλίσεων από τις επαγγελματικές υποχρεώσεις των συνεργατών του προς αυτόν σύμφωνα με τα ανατεθειμένα έργα
- Λαμβάνει υπαγόρευση και κρατάει σημειώσεις και εισάγει δεδομένα με ακρίβεια
- Λειτουργεί ως σημείο επαφής μεταξύ των στελεχών με στόχο την αποτελεσματική υποστήριξη και διεκπεραίωση των ανατεθειμένων έργων
- Διαχείριση προβλημάτων και άμεσος συντονισμός στελεχών μέσω συναντήσεων κατά την εντολή του προέδρου για έκτακτά ή προγραμματισμένα meetings
- Αναφορά σε εβδομαδιαία βάση των δεικτών παρακολούθησης της επιχείρησης σε συνεργασία με τον CEO για συγκέντρωση και συντονισμό μέσω των διευθυντών των τμημάτων
- Έλεγχος του ημερήσιου προγράμματος ραντεβού πελατών για τυχόν μεγάλες αποκλίσεις καθυστερήσεις και διαχείριση προβλημάτων , μεσολάβηση για την έκτακτη απουσία του γιατρού (problem solving)
- Οργάνωση, εκτέλεση και follow up προσωπικών ραντεβού ιατρικών αλλά και επιχειρηματικών του προέδρου
- Συμβάλει στην διαμόρφωση της θετικής εικόνας προς όλους τους συνεργάτες και προωθεί την ορθή εφαρμογή των εταιρικών πολιτικών και διαδικασιών και του κώδικα της επιχειρηματικής δεοντολογίας
- Αναλαμβάνει τα καθήκοντα της απάντησης κλήσεων, κρατάει μηνύματα και κατευθύνει την αλληλογραφία
- Κανονίζει τα ταξίδια
- Οργανώνει /βοηθά στην οργάνωση εσωτερικών ή εξωτερικών εκδηλώσεων
- Συντονισμός επαφών του γιατρού με τα νοσοκομεία και ιδρύματα για την επιτυχή οργάνωση και εκτέλεση των χειρουργείων όπως και ο συντονισμός συνεργασίας με τους συνεργάτες γιατρούς (ομάδα γιατρών και αναισθησιολόγοι, νοσηλευτές κλπ.)
- Υποστήριξη οργάνωσης αρχειοθέτησης και παραγωγής επιστημονικών ανακοινώσεων παρουσιάσεων και αναφορών στα Αγγλικά όπως και συντονισμός των συμμετοχών του γιατρού στα επιστημονικά forums
- Αναπτύσσει και χρησιμοποιεί ένα αποτελεσματικό σύστημα τεκμηρίωσης και αρχειοθέτησης
ΠΡΟΣΟΝΤΑ
- Αποδεδειγμένη εμπειρία ως Executive Administrative Assistant, Senior Executive Assistant ή σε άλλη γραμματειακή θέση
- Πλήρης κατανόηση των συστημάτων και διαδικασιών διαχείρισης γραφείου
- Άριστη γνώση MS Office
- Άριστη γνώση αγγλικών - Γνώση επιπλέον ξένων γλωσσών αξιολογείται επιπρόσθετα
- Πτυχίο Διοίκησης επιχειρήσεων ή σχετικής σχολής
- Εξαιρετικές ικανότητες σχεδιασμού και διαχείρισης χρόνου
- Ενημέρωση σχετικά με τις εξελίξεις όσον αφορά τα τελευταία gadget και τις εφαρμογές γραφείου
- Ικανότητα ταυτόχρονης εκτέλεσης πολλαπλών εργασιών και ιεράρχηση του καθημερινού φόρτου εργασίας
- Υψηλού επιπέδου δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας
- Διακριτικότητα και εμπιστευτικότητα
Η ΕΤΑΙΡΙΑ ΠΡΟΣΦΕΡΕΙ
- Ανταγωνιστικό πακέτο αποδοχών
- Σύγχρονο και δυναμικό περιβάλλον εργασίας με προοπτικές εξέλιξης
- Πλεονεκτήματα ομορφιάς: εκπτώσεις σε θεραπείες μετά το πέρας της δοκιμαστικής περιόδου
- Ευκαιρία να εργαστείτε με γιατρούς παγκόσμιας κλάσης στον τομέα της πλαστικής χειρουργικής, της δερματολογίας και της ευεξίας και να αναπτύξετε τη σταδιοδρομία σας σε ένα έμπειρο και επαγγελματικό περιβάλλον
ΓΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗ ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟΥ:
Παρακαλούμε υποβάλετε το βιογραφικό σας στο hr@abh-medicalgroup.com
Οι αιτήσεις θα εξετάζονται σε κυλιόμενη βάση