Πώς είναι να εργάζεσαι στη γραμματειακή υποστήριξη

Είναι μια δουλειά στην οποία έχεις στην κυριολεξία εικόνα για όλη την εταιρεία που δουλεύεις. Έτοιμος/η να μπεις στα άδυτα της γραμματειακής υποστήριξης;

Καλωσήρθες στη γραμματειακή υποστήριξη. Τη θέση που υπάρχει σε όλες -μα σε όλες σχεδόν- τις εταιρείες, γι’ αυτό και αποτελεί τον ακρογωνιαίο λίθο κάθε εταιρικής δραστηριότητας. Υπάρχουν πολλοί τρόποι να την αναζητήσεις και να τη δεις ως πιθανή θέση εργασίας: secretary , γραμματέας, γραμματειακή υποστήριξη, administrative assistant , executive assistant , personal assistant . Όλοι αυτοί οι όροι δεν περιγράφουν τον άνθρωπο που απλώς σηκώνει τηλέφωνα, υποδέχεται επισκέπτες και οργανώνει ένα γραφείο. Είναι πολλά περισσότερα.

Πάμε μαζί να δούμε όλα τα στερεότυπα (και να τα γκρεμίσουμε!), όλες τις ευκαιρίες (και να τις αδράξουμε!), όλες τις πτυχές της γραμματείας (και να τις αξιολογήσουμε!).

• Τι ευκαιρίες εργασίας υπάρχουν σήμερα στη γραμματειακή υποστήριξη;

• Ποιες ευθύνες και αρμοδιότητες (θα) περνούν από το χέρι σου;

• Τι δεξιότητες και προσόντα είναι καλό να έχεις;

• Και μερικές ακόμα λεπτομέρειες που πρέπει να ξέρεις για να προετοιμαστείς κατάλληλα για μια τέτοια θέση.

Μια θέση -σχεδόν- παντού

Το πλεονέκτημα όταν ψάχνεις για εργασία στη γραμματειακή υποστήριξη είναι ότι βρίσκεις ανοικτές θέσεις εργασίας σε κάθε κλάδο. Εταιρείες financial services, δικηγορικές εταιρείες, συμβουλευτικές εταιρείες, κεντρικά γραφεία λιανεμπορίου, κατασκευαστικές εταιρείες… όλοι έχουν ανάγκη από έναν ικανό άνθρωπο για να βάλει τάξη στο χάος τους και να συντονίσει τις δουλειές τους.

Εργασιακές ευκαιρίες: Μια αναζήτηση στο kariera.gr δίνει αυτή τη στιγμή (A’ τρίμηνο 2021) πάνω από 250 ανοιχτές θέσεις εργασίας σχετικές με Γραμματειακή Υποστήριξη .

Τι αρμοδιότητες θα έχεις

Αν μπορούμε να ορίσουμε σε μία φράση μόνο την κύρια ευθύνη ενός/μίας secretary ή administrative assistant, είναι: ο υπάλληλος εκείνος που βοηθάει ώστε οι επιμέρους λειτουργίες σε ένα γραφείο/εταιρεία να κυλούν ομαλά «σαν νεράκι». Αυτό σε τι μεταφράζεται συνήθως;

• Παροχή υποστήριξης στη διοίκηση ή και στους υπόλοιπους εργαζομένους

• Διαχείριση Τηλεφωνικού Κέντρου / Υποδοχή

• Αρχειοθέτηση

• Επεξεργασία, πληκτρολόγηση, επιμέλεια και μορφοποίηση αναφορών και κειμένων (μπορεί να πρέπει να γράψεις από ένα απλό memo, μέχρι μια αναλυτική αναφορά)

• Εφοδιασμός γραφείου με τα απαραίτητα

• Συντονισμός συναντήσεων και επαφών ανάμεσα στο προσωπικό της εταιρείας αλλά και με εξωτερικούς συνεργάτες

• Οργάνωση βάσεων δεδομένων

Ανάλογα με την εταιρεία που ζητάει Γραμματειακή Υποστήριξη μπορεί να έχεις επιπλέον αρμοδιότητες , αλλά μη σε φοβίσει αυτό. Το να έχεις τριβή με περισσότερα καθήκοντα, θα σε εφοδιάσει με πολύτιμα skills που θα σε κάνουν πιο περιζήτητο/η στο μέλλον.

• Μπορεί να χρειαστεί να κάνεις απλές εργασίες λογιστηρίου, όπως τιμολόγηση πελατών.

• Να ασχοληθείς με θέματα Ανθρώπινου Δυναμικού, υποστηρίζοντας διαδικασίες του HR.

• Να χρειαστεί να κάνεις ένα είδος project management, βοηθώντας στην έγκαιρη ολοκλήρωση ενός πρότζεκτ, με συγκεκριμένο budget και συγκεκριμένες προδιαγραφές.

Μια πρόσφατη έρευνα σε περισσότερους από 600 διευθυντές στις Η.Π.Α. και τον Καναδά αποκάλυψε ότι η γραμματείς/assistants τους γλιτώνουν οκτώ ώρες εργασίας κάθε εβδομάδα. Είσαι πολύτιμος/η!

Το τέλος των στερεοτύπων

Κάποτε η γραμματειακή υποστήριξη ήταν συνδεδεμένη με το γυναικείο φύλο. Όχι πια. Ακόμα και αυτό το έμφυλο (από την αντίστροφη όψη) προπύργιο έχει αρχίσει να πέφτει. Άντρες και γυναίκες έχουν ίσες ευκαιρίες σταδιοδρομίας και δεν γίνονται (τουλάχιστον όχι εμφανώς) διακρίσεις. Η εικόνα της γραμματέως που λέει «πιο γρήγορα παρακαλώ, πιο γρήγορα» δακτυλογραφώντας, μοιράζεται τη θέση της πλέον στο συλλογικό μας ασυνείδητο και με άλλες φιγούρες, όπως ο Tag Jones ο assistant της Rachel στα Φιλαράκια, ο Denis Finch στο Just Shoot me, ή ο Kitty Sanchez από το Arrested Development.

Ένα ακόμα στερεότυπο που καλώς κάνει και καταρρίπτεται όσο περνούν τα χρόνια είναι το ηλικιακό. Administrative ή executive assistant μπορεί να είναι ένας μικρότερος ή μεγαλύτερος σε ηλικία υπάλληλος.

Και παρόλο που μερικοί εργοδότες, ακόμα, ως κατάλοιπο άλλων εποχών έχουν στο μυαλό τους ότι μικρότερες ηλικίες στελεχώνουν αυτούς τους ρόλους, ο ηλικιακός ρατσισμός δεν έχει θέση στις σύγχρονες εταιρείες. Ανεξαρτήτως της ηλικίας σου, έχεις μια ισότιμη θέση ως υποψήφιος/α.

Τα χαρακτηριστικά που πρέπει να διαθέτεις για να στοχεύσεις στην Γραμματειακή Υποστήριξη

Αφού το φύλο και ηλικία (όπως και η εθνικότητα, το χρώμα, ο σεξουαλικός προσανατολισμός ή οτιδήποτε άλλο), δεν έχουν καμία σημασία, τότε τι έχει πραγματικά σημασία; Οι ικανότητές σου! Με λίγα λόγια:

Πρακτικές δεξιότητες/γνώσεις (hard skills)

• Βασικές ή εξελιγμένες ψηφιακές δεξιότητες με έμφαση σε εφαρμογές Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint)

• Database management. Να νιώθεις άνετα με βάσεις δεδομένων.

• Ευχέρεια λόγου, προφορικού και γραπτού . Είναι πολύ σημαντικό καθώς θα πρέπει να μιλάς με αρκετούς ανθρώπους, να δέχεσαι και να κάνεις κλήσεις, και να συντάσσεις όσο το δυνατόν αλάνθαστα mail.

• Άριστη γνώση Αγγλικών. Οι 9 στις 10 θέσεις εργασίας για Γραμματειακή Υποστήριξη, απαιτούν Αγγλικά σε επαγγελματικό επίπεδο, ενώ θεωρείται μεγάλο προσόν η γνώση μιας ή δύο ακόμα ξένων γλωσσών.

• Άνεση στο να χειρίζεσαι τεχνολογικό εξοπλισμό γραφείου (π.χ. τηλεφωνικό κέντρο, εκτυπωτές, scanners, projectors κλπ)

• Κάποιοι ίσως σου ζητήσουν να ξέρεις βασικά λογιστικά εργαλεία όπως QuickΒooks και XERO.

Κοινωνικές δεξιότητες (soft skills)

Αν κάποιος μας ανάγκαζε να ξεχωρίσουμε μόνο μία απαραίτητη δεξιότητα θα ήταν: επικοινωνία, επικοινωνία, επικοινωνία . Το να μπορείς να επικοινωνείς με άνεση, σαφήνεια και ευγένεια είναι το κορυφαίο skill για κάθε υποψήφιο/α στην Γραμματειακή Υποστήριξη.

Εκτός από αυτό, αν είσαι multitasking και δεν πανικοβάλλεσαι όταν πρέπει να κάνεις δύο ή περισσότερα πράγματα μαζί…

αν έχεις συναισθηματική νοημοσύνη…

αν ξεχωρίζεις για τη διακριτικότητά σου (καθώς αρκετές φορές θα έχεις να χειριστείς classified/εμπιστευτικά δεδομένα)…

αν έχεις πάθος με την οργάνωση και δεν είσαι χαώδης ως χαρακτήρας…

αν ξέρεις να βάζεις προτεραιότητες και να βρίσκεις γρήγορες-πρακτικές λύσεις σε καθημερινά προβλήματα («το τηλεφωνικό κέντρο μπλόκαρε», «δεν ειδοποιήθηκαν όλοι οι συμμετέχοντες του meeting», κ.ά)…

…τότε έχεις πραγματική κλίση προς αυτό το αντικείμενο.

Τα πλεονεκτήματα του να δουλεύεις ως Γραμματέας/ Administrative assistant

Δεν θέλουμε να φανούμε ωφελιμιστές, αλλά αφού λέμε τόσα για τη Γραμματειακή Υποστήριξη, ας δούμε και μερικά benefits/οφέλη που έχεις σε μια τέτοια δουλειά.

1. Συνήθως έχεις πολύ σταθερό ωράριο. Αν έχεις μια ζωή που δεν σου επιτρέπει να έχεις απρόβλεπτα ωράρια, δουλεύοντας ως γραμματέας έχεις μια σχετική ασφάλεια γιατί σπανίως έχει τέτοιες «εκπλήξεις».

2. Γίνεσαι «ελβετικός σουγιάς», όπως λένε κορυφαίοι recruiters του κόσμου. Ακονίζεις τα αντανακλαστικά και τις ικανότητές σου σε πολλά διαφορετικά αντικείμενα, ρίχνοντας κρυφές (ή και όχι τόσο κρυφές) ματιές σε όλα τα τμήματα μιας εταιρείας, ώστε να εξετάσεις τι σου αρέσει πιο πολύ.

3. Είναι δουλειά “stepping stone”. Μπορείς να πατήσεις σε μια θέση assistant για να εξελιχθείς, όχι μόνο στο εσωτερικό της εταιρείας αλλά και στο ευρύτερο εργασιακό τοπίο που σε ενδιαφέρει.

Δίνοντας θετικά «δείγματα γραφής» στη Γραμματειακή Υποστήριξη, μεταπηδάς πιο εύκολα σε χώρους συναφείς, όπως είναι η Εξυπηρέτηση Πελατών, το Μάνατζμεντ κλπ.

4. Μπορείς να βρεις αρκετά ευέλικτα σχήματα εργασίας: πλήρη απασχόληση (8ώρου), μερική απασχόληση (αν σπουδάζεις παράλληλα ή έχεις και άλλη δουλειά), ή προσωρινή για ένα διάστημα.

Είναι η τηλεργασία μέσα στα πλεονεκτήματα της θέσης αυτής; Σύμφωνα με την τρέχουσα εμπειρία αλλά και με βάση το ΚΕΠΕΑ (Κέντρο Πληροφόρησης Εργαζομένων και Ανέργων), ένα από τα επαγγέλματα που μπορούν να γίνουν με τηλεργασία είναι και αυτό της Γραμματειακής Υποστήριξης. Τώρα που ο φυσικός χώρος του γραφείου δεν περιλαμβάνει όλους τους εργαζομένους, αλλά πολλοί δουλεύουν από το σπίτι, η οργάνωση των γραμματειακών υποθέσεων μπορεί να γίνει και από απόσταση. Με τα ZOOM, Hangouts και όλα τα remote εργαλεία που έχουμε στη διάθεσή μας, είναι piece of cake.

Χρειάζεσαι σπουδές; Χρειάζεσαι ελάχιστη προϋπηρεσία;

Εξαρτάται από την εταιρεία που δημοσιεύει την αγγελία. Φυσικά, σπουδές σε τομείς όπως η Διοίκηση Επιχειρήσεων θα έκαναν τον μελλοντικό εργοδότη σου πολύ χαρούμενο, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι στα προαπαιτούμενα. Ούτε ότι χωρίς το εκπαιδευτικό υπόβαθρο, δεν μπορείς να εξελιχθείς.

Σχολές Γραμματειακής Υποστήριξης υπάρχουν σε μορφή Ιδιωτικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων, και πάντα μπορείς να ακολουθήσεις και seminars/webinars για να κάνεις μια αρχή.

Επίσης, όπως σε κάθε δουλειά, η προϋπηρεσία, θεωρείται ιδανική, όμως δική μας συμβουλή είναι αν σου αρέσει αυτή η δουλειά με βάση τα όσα διάβασες, να στοχεύσεις σε μια τέτοια θέση, ακόμα και αν δεν πληροίς όλα τα κριτήρια μιας αγγελίας. Προσόντα όπως τα digital skills σου, ο οργανωτικός τρόπος σκέψης σου και ο χαρακτήρας σου, μπορεί να σου δώσουν το εισιτήριο που θέλεις.

Του Δημήτρη Φαλλιέρου