Πώς εξασφαλίζω μία καλή συστατική επιστολή;

Μια καλή συστατική επιστολή ανοίγει πόρτες και μας φέρνει πιο κοντά στη θέση εργασίας που ονειρευόμαστε ή προσπαθούμε να κατακτήσουμε.

Η σωστή συστατική επιστολή πρέπει να παρέχει τα στοιχεία και τις πληροφορίες που χρειάζεται ο εργοδότης. Ζήτησέ την όπως πρέπει χωρίς περιστροφές, ειδικά αν πιστεύεις πως την αξίζεις και με το παραπάνω.

Άλλωστε, η διαδικασία αίτησης για μια νέα θέση εργασίας είναι σκληρή υπόθεση και μπορεί να αποδειχτεί κουραστική ή και αγχωτική. Βεβαιώσου, λοιπόν, πως έχεις ένα πολύ δυνατό βιογραφικό σημείωμα και πως οι συστατικές επιστολές σου είναι αντιπροσωπευτικές των δεξιοτήτων σου αλλά και των προσόντων που απαιτούνται για τη συγκεκριμένη θέση. Σε μια αγορά εργασίας που βρίθει από δυνατούς υποψήφιους, είναι στο χέρι σου να κάνεις τα έξτρα βήματα που χρειάζονται ώστε να ξεχωρίσεις από τους υπόλοιπους και να τονίσεις, μέσα από μια εντυπωσιακή συστατική επιστολή, το γιατί είσαι ο καλύτερος υποψήφιος για την εκάστοτε θέση εργασίας. Μπορείς επίσης να ζητήσεις και συμβουλές από εκείνους που έχουν ζήσει την ίδια κατάσταση.

Τι είναι η συστατική επιστολή;

Η συστατική επιστολή είναι ένα έγγραφο που έχει συνταχθεί από πρώην εργοδότη ή από τον απ’ ευθείας ανώτερό σου. Σε έντυπη μορφή, το έγγραφο της συστατικής επιστολής πρέπει να βρίσκεται σε επίσημο επιστολόχαρτο της επιχείρησης, ενώ σε ψηφιακή μορφή, πρέπει να προέρχεται από επίσημο ηλεκτρονικό λογαριασμό της εταιρείας με την υπογραφή του ατόμου που την έχει συντάξει.

Σκοπός-Χρησιμότητα συστατικής επιστολής

Συνήθως, στο τέλος ενός βιογραφικού σημειώματος, υπάρχει η αναφορά στις «Συστάσεις: διαθέσιμες εφόσον ζητηθούν» και η συστατική επιστολή είναι ο πιο επίσημος τρόπος να μεταφερθούν πληροφορίες για την καριέρα, την εμπειρία και τα προσόντα σου, από άτομα που έχουν συνεργαστεί μαζί σου στο παρελθόν. Ο υποψήφιος εργοδότης σας, που έχει σίγουρα εμπειρία, μπορεί με μια σωστά δομημένη συστατική επιστολή να πάρει μια πιο σφαιρική και αξιόπιστη εικόνα για τα προσόντα σου από κάποιον αμερόληπτο κριτή.

Τι περιλαμβάνει μία συστατική επιστολή;

Οι συστατικές επιστολές πρέπει να περιλαμβάνουν τα στοιχεία του συντάκτη, το είδος της επαγγελματικής σας σχέσης (αν ήταν εργοδότης σου, διευθυντής ή ανώτερός σου), τα προσόντα του ιδίου (αν έχει εμπειρία στον χώρο που άπτεται της θέσης εργασίας για την οποία υποβάλλεις αίτημα). Στη συστατική επιστολή πρέπει να αναφέρονται συγκεκριμένες δεξιότητες και προσόντα σου με 1-2 απτά παραδείγματα, η προσωπική άποψη του συντάκτη και τα στοιχεία του για περαιτέρω επικοινωνία με τον υποψήφιο εργοδότη σου.

- Ένα παράδειγμα Συστατικής Επιστολής

Αγαπητή κα. Ζαχαροπούλου,

Είναι ευχαρίστησή μου να υποστηρίξω την Κατερίνα Παπαδοπούλου για τη θέση της Αναλύτριας Δεδομένων στην εταιρεία G&Y Int.

Ονομάζομαι Γιάννης Γερωνυμάκης και η θέση μου είναι Γενικός Διευθυντής του τμήματος ΙΤ της Ball Co.. Έχω 20 χρόνια προϋπηρεσίας δουλεύοντας ως στατιστικολόγος με εξειδίκευση στη σχέση με εταιρικούς πελάτες και έχω δει πολλούς νέους επαγγελματίες στην καριέρα μου. Η Κατερίνα Παπαδοπούλου είναι μια από τις επαγγελματίες που έχει ξεχωρίσει στο μυαλό μου.

Κατά τη διάρκεια της συνεργασίας μας, η Κατερίνα έχει επιδείξει μεγάλο ταλέντο στις τεχνικές εφαρμογές, όπως την εργασία με Python, R coding και άλλα εργαλεία data visualization. Εντυπωσιάστηκα με τις γνώσεις της εξ αρχής, αλλά, κυρίως, ήμουν εξαιρετικά ικανοποιημένος από την ταχύτητα με την οποία η Κατερίνα απορροφούσε νέες πληροφορίες και τον τρόπο που τις ενσωμάτωνε μέσα στον τρόπο εργασίας της.

Η πρώτη απόδειξη της προσαρμοστικότητας της Κατερίνας ήρθε τον πρώτο χρόνο της συνεργασίας μας, όταν χρειάστηκε ν' αναλάβει εξ ολοκλήρου ένα μεγάλο project στο οποίο ήταν απαραίτητο να εφαρμόσει πληροφορίες που μόλις είχε μάθει, για τη χρήση excel functions σε μικρό χρονικό διάστημα. Μέσα σε μία μόλις βδομάδα, τα στοιχεία είχαν αναλυθεί αποτελεσματικά και η Κατερίνα δέχτηκε εξαιρετικά θετικά σχόλια από τον πελάτη μας.

Εκτός από τις τεχνικές της γνώσεις, η Κατερίνα φαίνεται να έχει αστείρευτη θετική ενέργεια στον τρόπο με τον οποίο συνεργάζεται με άτομα και ομάδες. Ο τρόπος που προσεγγίζει τους συνεργάτες της είναι ειλικρινής, θετικός και εμπνέει σεβασμό κι εμπιστοσύνη. Αυτό της το προσόν είναι που την έκανε την πιο αγαπητή συνεργάτιδα μέσα στις ομάδες μας.

Σε περίπτωση που χρειαστείτε περισσότερες πληροφορίες ή συγκεκριμένα παραδείγματα των επιτευγμάτων της Κατερίνας, παρακαλώ μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο 210-4446688 ή στο [email protected]. Η συστατική αυτή επιστολή μπορεί να δώσει μόνο ενδεικτικά κάποια στοιχεία της Κατερίνας και θα ήταν χαρά μου να σας δώσω περισσότερες λεπτομέρειες από τον χρόνο που εργάστηκε μαζί μου.

Ευχαριστώ,

Γιάννης ΓερωνυμάκηςΓενικός Διευθυντής Τμ. ΙΤ Ball Co.

Από ποιους ζητάω συστατική επιστολή;

Βασική προϋπόθεση για να ζητήσεις μια συστατική επιστολή από κάποιον είναι να σέβεσαι το πρόσωπο, τη γνώμη του και να είσαι σίγουρο/η πως η συνεργασία σας ήταν θετική. Μπορείς να απευθυνθείς σε πολλά και διαφορετικά άτομα για επιστολές και να κρατήσεις εκείνες που θεωρείς καλύτερες. Είναι σημαντικό να φροντίσεις να συμπεριλάβεις άτομα που έχουν στοιχεία για εσένα από πιο πρόσφατα στάδια της καριέρας σου. Φρόντισε να δώσεις όλες τις πληροφορίες που θα είναι απαραίτητες στον συντάκτη της για τη θέση εργασίας για την οποία κάνεις αίτηση.

Πώς τη ζητάω;

Ιδανικά, η καλύτερη προσέγγιση για το αίτημά σου, είναι να ζητήσεις μια συνάντηση με το άτομο που θέλεις να συντάξει για εσένα μια συστατική επιστολή. Βάσει των τωρινών δεδομένων όμως, είναι σωστότερο να επικοινωνήσεις μαζί του τηλεφωνικά και να του δώσεις όλες τις πληροφορίες σχετικά με την αίτηση που έχεις κάνει, για τη θέση εργασίας την οποία στοχεύεις και όλα τα στοιχεία που θα χρειαστεί να έχει υπόψη του προκειμένου να τη συντάξει επιτυχημένα. Θα ήταν καλό να ζητήσεις συμβουλές από το άτομο που θα προσεγγίσεις, καθώς σίγουρα έχει μακρύτερη καριέρα και μεγαλύτερη εμπειρία στη διαχείριση τέτοιων ζητημάτων.

Τι να προσέξω;

Πρόσεξε να συμπεριλάβεις τις συστατικές επιστολές που έχουν συνταχθεί από τους πιο πρόσφατους εργοδότες σου, εκείνες που είναι γραμμένες σε επίσημα επιστολόχαρτα και εκείνες που σε παρουσιάζουν υπό το πιο θετικό πρίσμα. Η διαδικασία αίτησης για μια θέση εργασίας είναι κάτι από το οποίο θα περάσουν πολλοί υποψήφιοι, και μια καλογραμμένη συστατική επιστολή, σίγουρα θα σε βοηθήσει να ξεχωρίσεις από τους υπολοίπους.

Πώς αξιολογώ τη συστατική επιστολή;

Όπως αναφέραμε, μια συστατική επιστολή πρέπει οπωσδήποτε να είναι γραμμένη είτε σε επίσημο επιστολόχαρτο είτε να προέρχεται από επίσημο εταιρικό λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πρέπει να αναφέρει μια σύντομη λίστα με τα προσόντα σου, αλλά και να αναλύει ένα με δύο συγκεκριμένα παραδείγματα των δεξιοτήτων σου. Βεβαιώσου πως ο συντάκτης έχει αναφέρει τα δικά του προσόντα, εμπειρία και την καριέρα του ώστε να φαίνεται το γιατί είναι έμπιστος. Ακόμη, βεβαιώσου πως αναφέρονται στοιχεία ή λέξεις που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη θέση εργασίας για την οποία κάνεις αίτηση.

Σε κάθε περίπτωση, μετά τη λήξη της διαδικασίας της αίτησης για τη συγκεκριμένη θέση εργασίας, φρόντισε να επικοινωνήσεις με κάθε άτομο που προσφέρθηκε να συντάξει για εσένα συστατική επιστολή, να τους ενημερώσεις για την εξέλιξη του αιτήματός σου και να τους ευχαριστήσεις θερμά ασχέτως αποτελέσματος. Είναι σημαντικό να διατηρείς καλές και θερμές σχέσεις με τα άτομα που σε εκτιμούν και που εκτιμάς, καθώς είναι τα δυνατά χαρτιά για την προώθηση της καριέρας σου αλλά και της αυτοεκτίμησής σου.